Da das Internet stets nur einen Klick entfernt ist, neigen viele Menschen dazu alle paar Stunden oder Minuten ihre E-Mail zu checken. Was sie nicht wissen: Das kostet sie jedes Mal bis zu 25 Minuten ihrer Arbeitszeitund macht angeblich auch dumm.

Experten empfehlen daher, am Rechner Outlook und alle Browserfenster mit E-Mail-Diensten zu schließen, das Smartphone auszuschalten und sich für mindestens 30 Minuten voll auf die anstehende Arbeit zu konzentrieren.

Fast jeder denkt von sich, dass er ein Mulitasking-Talent sei und mehr als eine Sache gleichzeitig tun könnte. Studien haben aber gezeigt, dass das nur auf rund zwei Prozent aller Menschen tatsächlich zutrifft.

Der Rest muss sich der Wahrheit stellen: Wir sind nicht wirklich multitasking-fähig. Der Versuch, mehrere Dinge auf einmal zu erledigen, reduziert auf lange Sicht nur unsere Aufmerksamkeitsspanne und führt so zum gegenteiligen Effekt: Man schafft weniger statt mehr.

Wenn man sich neue Angewohnheiten zulegen möchte, ist eines der größten Probleme dabei der Wunsch, sich selbst zu belohnen, wenn man eine Zeit lang durchgehalten hat. Das trifft bei Diäten zu, bei denen man sich einen Schlemmer-Tag gönnt, bei Sportprogrammen, bei denen man mal einen Tag aussetzt und auf dem Sofa faulenzt, oder eben auch bei der Arbeit.

Diese Phänomen, bei dem man ein „moralisches Konto“ anlegt, auf das man durch gutes Verhalten „einzahlt“ und dadurch weniger gutes Verhalten „bezahlt“ bzw. legitimiert, wird auch als „Moral Licensing“ bezeichnet und ist der Feind aller guten Vorsätze.

Denn wenn man einmal darauf verzichtet hat, einen Vorsatz einzuhalten, wird man das auch ein zweites Mal tun und so weiter.

Stattdessen sollte man versuchen, sein Ziel als Teil der eigenen Persönlichkeit anzusehen. Man sollte sich selbst also eher als eine Person sehen, die regelmäßig Sport treibt oder Geld spart, und nicht als eine Person, die sich gegen ihren Willen zu einer neuen Aufgabe zwingt.

Viele Menschen beginnen ihren Tag mit den leichteren Aufgaben, da sie so das Gefühl haben, besser in Schwung zu kommen. Probleme oder schwierige Aufgaben werden hingegen aufgeschoben. Das führt dazu, dass wichtige Arbeit oft überhaupt nicht angegangen wird.

Forscher haben herausgefunden, dass der Mensch nur einen begrenzte Menge an Willenskraft besitzt, die im Laufe des Tages abnimmt. Daher ist es am Besten, mit den schwierigsten und wichtigsten Aufgaben zu starten, da die Kraft dafür dann am höchsten ist.

Nichts beeinträchtigt die Produktivität so sehr wie unnötige Besprechungen. Daher sollten Meetings für Einführungen in ein neues Projekt oder ernste Themen reserviert sein, die man am besten persönlich bespricht. Für alles andere gibt es E-Mails, Messenger-Dienste oder Video-Chats.

Experten empfehlen daher, eine Einladung zu einer Besprechung nur dann anzunehmen, wenn sie zusammen mit einer klaren Agenda und einer ungefähren Zeitschätzung geschickt wird. Und selbst dann schwören einige Unternehmensbosse darauf, der entsprechenden Persnon nur halb so viel Zeit zu geben, wie sie eigentlich für die Besprechung beantragt hatte.

Nilover Merchant berät Firmen und hat in einem TED-Talk verraten, wie sie verschiedenen großen Unternehmen dabei geholfen hat, erfolgreich neue Ideen zu entwickeln: durch Meetings im Gehen.

Nilover empfiehlt, bei Besprechungen den Konfernzraum zu meiden und sich stattdessen draußen an der frischen Luft zu unterhalten und dabei den ein oder anderen Kilometer zurückzulegen: „Ihr werdet überrascht sein, wie sehr frische Luft auch das frische Denken fördert und so jede Menge neuer Ideen hervorbringt.“

Es fühlt sich vielleicht so an, als ob die Schlummer-Taste euch etwas mehr Zeit geben würde, um ausgeruhter in den Tag zu starten, aber das Gegenteil ist der Fall: Die Schlummer-Taste macht mehr kaputt, als ihr denkt.

Denn wenn man zum ersten Mal aufwacht, schüttet der Körper Hormone aus, die fit für den Tag machen. Indem man noch einmal einschläft, wird dieser Prozess verlangsamt. Außerdem reichen zusätzliche neun Minuten nicht aus, um in die Tiefschlafphase zu kommen, in der sich der Körper wirklich erholen kann.

Das heißt aber nicht, dass ihr weniger schlafen sollt. Unternehmensgründer wie Arianne Huffington wissen, dass ein guter Schlaf die Produktivität erhöht, glücklicher macht, dabei hilft, kluge Entscheidungen zu treffen und bessere Ideen zu haben. Es kommt aber darauf an, auch die Schlafenszeiten im Voraus zu planen und zu einer vernünftigen Zeit ins Bett zu gehen.

Manche Menschen denken, dass man am ehesten Erfolg hat, wenn man besonders viele Ziele oder Ideen hat — wenn eine Idee fehlschlägt, versucht man es einfach mit der nächsten. Leider kann dieses Schwanken zwischen verschiedenen Zielen, extrem unproduktiv machen.

Investorenlegende Warren Buffett hat dafür das perfekte Beispiel: Als er bemerkte, dass der Pilot seines Privatflugzeugs seine Lebensziele nicht erreicht, bat Buffett ihn, 25 Dinge aufzuschreiben, die er auf jeden Fall tun will, bevor er stirbt. Anschließend empfahl der Investor dem Piloten, aus diesen 25 Dingen die fünf wichtigsten auszuwählen und den Rest zu streichen. Es sei besser, sich auf wenige Ziele zu konzentrierten, statt viele Ziele mit kleinen Schritten zu verfolgen.

Besonders ehrgeizige und gut organisierte Menschen versuchen ihre Produktivität zu erhöhen, indem sie den Tag wirklich minutiös planen. Aber nicht immer entwickelt sich alles nach Plan und ein kranker Kollege oder eine unerwartete, neue Aufgabe können alles durcheinanderwerfen.

Statt also die gesamte Arbeitszeit zu verplanen, sollte man nur vier oder fünf Stunden des Arbeitstages für bereits bekannte Aufgaben einplanen. So bleibt man flexibel und kann auch auf unerwartete Situationen reagieren.

Man darf aber auch nicht zu wenig planen. Vor allem bei langfristigen Zielen und Aufgaben sollte man sich die Zeit nehmen, eine Strategie zu entwerfen bevor man mit der Arbeit beginnt. Sich erst dann Gedanken über die Endphase eines Projekts zu machen, während man schon mittendrin steckt, kann extrem frustrierend sein und außerdem jede Menge Zeit verschwenden.

Der Harvard-Dozent Robert Pozen empfiehlt daher, das Feld von hinten aufzurollen: Legt zuerst das Ergebnis fest, das ihr erzielen wollt und überlegt dann, welche Schritte euch dorthin führen. Wenn dann ungefähr die Hälfte der Aufgaben geschafft ist, solltet ihr euch Zeit nehmen, um eure Arbeit noch einmal zu bewerten und sicherzustellen, dass ihr noch auf dem Weg zu eurem Ziel seid.

Der Bildschirm von Smartphones, Tablets und Laptops leuchtet in einem blauen Licht, erklärt Psychologe Dr. Daniel Siegel (Mindsight Institute, US-Staat Kalifornien) gegenüber Business Insider (siehe Video). Dieses Licht kann die Sehkraft beeinträchtigen und außerdem die Produktion des Hormons Melatonin hemmen, das den Schlafrhythmus steuert. Im schlimmsten Fall führt das zu Depressionen, die euch völlig außer Gefecht setzen.

Der britische Autor und Philosoph Alain de Botton ist der Meinung, dass nicht Faulheit die Ursache dafür ist, dass wir Dinge aufschieben, sondern die Furcht davor, eine Sache nicht gut genug zu machen: „Wir fangen erst dann an zu arbeiten, wenn die Furcht vor dem Nichtstun größer wird als die Furcht, die Aufgabe nicht gut genug zu machen … und bis das soweit ist, kann es einige Zeit dauern.“

Dieses Verhalten kann man nur überwinden, indem man aufhört, perfekt sein zu wollen. Man darf sich nicht zu lange an Details aufhalten, sondern muss einfach weitermachen.

Wer damit Probleme hat, der kann sich zum Beispiel immer wieder sagen, dass die Aufgabe nicht so wichtig ist, und dass es in Ordnung ist, auch einmal zu versagen. Im Idealfall hilft das dabei, eine Aufgabe endlich anzupacken und sogar schneller abzuschließen.

Quelle: Rachel Gillett und Carolin Ludwig (Business Insider Deutschland)